3.3 Omgang met Privacy (AVG)
Ook in 2020 stond het onderwerp ‘Privacy en de Algemene Verordening Gegevensbescherming’ hoog op de agenda bij TBV Wonen. We hebben een werkgroep geformeerd die, met ondersteuning van een externe deskundige, maandelijks bijeenkomt. TBV Wonen heeft ook een privacy-officer die bij afwezigheid wordt waargenomen door de bestuurscontroller. Om het privacybeleid waar te maken heeft TBV Wonen heeft een thema-gewijs jaarplan 2020 met periodieke controles opgesteld met als uitgangspunt het naleven van de AVG-wetgeving. Door corona heeft de uitwerking van het jaarplan 2020 anders uitgepakt dan we hadden verwacht. Niet alle punten uit het jaarplan zijn gerealiseerd. Corona heeft wel een thema toegevoegd aan het jaarplan: ‘thuiswerken en privacy’.
Belangrijke acties uit het jaarplan die in 2020 zijn uitgevoerd, zijn: • Nulmeting ‘Security Awareness’ onder de medewerkers van TBV Wonen; • Bewustwordingsacties om medewerkers (nog) meer bewust te maken van privacyvraagstukken; • Diverse inhoudelijke gesprekken met individuele medewerkers om specifieke thema’s te bespreken; • Uitbreiding inwerkprogramma voor nieuwe collega’s met het onderwerp ‘Privacy en AVG’; • Een DPIA (privacy-risico toets) in het kader van Leefbaarheid in Tilburg Noord; • Introductie van beveiligd mailen; Jaarlijks terugkerende acties, zoals het opschonen van (digitale) persoonsgegevens, opschonen en digitaliseren van huurdersdossiers en reviewen van beleidsdocumenten, zijn ook uitgevoerd. Deze actie zijn doorgeschoven naar 2021: • De verdere inrichting van het beveiligd printen en beveiligd versturen van e-mails. • Opschoning van de schijvenstructuur van TBV Wonen; • Opschoning van de e-mailbestanden van medewerkers; • De uitvoering van een IT-audit; • De inrichting en uitwerking van het thema informatiebeveiliging; • De verdere inrichting van de autorisaties in Dynamics Empire; • Toelichting Bewustwording. Op basis van een nulmeting ‘Security Awareness’ zijn in 2020 risico’s in kaart gebracht en maatregelen uitgezet; • Toelichting Leefbaarheid in Tilburg Noord en DPIA. Voor meer inzicht in verschillende data is een samenwerking gestart met Loxodon. Zo krijgen we naar verwachting een beter beeld van de leefbaarheid in deze wijk.
Om het privacybeleid waar te maken heeft TBV Wonen heeft een thema-gewijs jaarplan 2020 met periodieke controles opgesteld
Bijzonderheden 2020 In 2020 zijn er ook enkele incidenten geweest. Een bewoner heeft gebruik gemaakt van het recht op inzage en heeft een schriftelijk verzoek ingediend bij de privacy-officer. Er zijn geen meldingen gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in verband met een datalek. Er zijn wel een aantal incidenten gemeld bij de privacy-officer die ze beoordeeld heeft. Ze zijn opgenomen in het interne meldingsregister van TBV Wonen maar niet doorgestuurd naar de AP. Daar waren ze niet zwaar genoeg voor.
