6. Verantwoording Raad van Commissarissen
Foto links: V.l.n.r. John Verhoeven, Karin Doms, Anton van Mansum, Geneviève Loos en Aart Jooren.
Ontwikkelingen in de volkshuisvesting Net als de voorgaande jaren was 2022 een roerig jaar. We kwamen uit de coronapandemie, een lastige tijd voor een organisatie als TBV Wonen waarin we ons hebben moeten aanpassen. En toen we dachten dat we weer terug konden naar de oude situatie kregen we te maken met andere problemen: een stijgende rente, krapte op de arbeidsmarkt en een ongekend hoge inflatie. Daardoor kwam de bouwproductie onder druk te staan. Het veelbesproken stikstofdossier speelde daarin ook een rol. Al die aspecten gaan we in 2023 ook nog volop tegenkomen. Wat kan nog wel? TBV Wonen is altijd al behoudend geweest in risico’s nemen. Dat blijkt een wijs besluit als er roerige tijden aanbreken. Hierdoor zijn we nu in staat om toch projecten te laten doorgaan die we anders niet hadden kunnen realiseren. Maar niet alles kan. Als corporatie moeten we wel steeds scherpere keuzes maken in wat we doen en voor wie. In 2022 hadden we genoeg middelen om de projecten die we wilden gaan doen, gewoon te laten doorgaan. Maar in de toekomst zullen we steeds meer een afweging moeten gaan maken. Daarom hebben we in 2022 met de commissarissen veel tijd besteed aan de actualisering van de portefeuillestrategie. De portefeuillestrategie: keuzes maken Samen met medewerkers, huurders, externe belanghouders en de gemeente hebben we gekeken aan welke knoppen we kunnen draaien. We willen al onze woningen zo duurzaam mogelijk maken. Maar dat kost zo veel dat we minder woningen kunnen bouwen. Tegelijkertijd moeten we ervoor zorgen dat onze huurders niet zo veel huurverhoging krijgen dat ze het niet meer kunnen betalen. Maar hoe lager de huren zijn, hoe minder wij kunnen bouwen of verduurzamen. Een balans vinden tussen de hoofdthema’s beschikbaarheid, betaalbaarheid en duurzaamheid is dus nog belangrijker. Actieve rol Als commissarissen hebben we daar zelf ook intensief in meegedaan. Omdat het zulke grote beslissingen zijn. Dat hebben we gedaan met zogenaamde Lagerhuis-sessies. We hebben verschillende sessies gehad, met de medewerkers, het bestuur, de huurders en de belanghouders. In de discussie hebben we de scherpe randjes opgezocht met elkaar en dat heeft geleid tot nieuwe inzichten en keuzes. Nieuwe manier van toezicht Dit proces past bij onze nieuwe manier van toezicht houden. Minder afstandelijk en theoretisch, maar betrokken en in contact met elkaar. We vonden dit allemaal plezierig om te doen en het heeft ontzettend geholpen bij de beslissingen die de organisatie te maken heeft. Dat we het hele proces zelf hebben meegemaakt zorgt er ook voor dat onze toetsing aan de achterkant veel soepeler gaat. Als RvC hebben we ook het eindresultaat getoetst. En omdat wensen ook begroot moeten worden hebben we dat samen met de meerjarenbegroting gedaan. Doen wat we beloofd hebben Behalve naar onze bewoners en toekomstige bewoners hebben we ook een verantwoordelijkheid naar de overheid. We hebben bijvoorbeeld afspraken met de gemeente over hoe veel woningen we gaan bouwen en wat we aan gebiedsontwikkeling gaan doen. Er zijn ook afspraken met het rijk, zoals het Nationaal Akkoord dat Aedes namens alle woningcorporaties afsloot met de rijksoverheid en de Woonbond. Om de vier jaar maken we een ondernemingsplan waarin we vier jaar vooruitkijken. In principe kunnen we aan de huidige afspraken die we voor de komende jaren gemaakt hebben met de gemeente voldoen. De verhuurdersheffing is in 2022 komen te vervallen omdat de overheid inzag dat de corporaties daardoor minder bouwden.
Ruimte voor klankbord en strategie De formele zaken zijn goed op orde zodat we ons steeds meer kunnen richten op andere dingen zoals klankborden en strategie meebepalen. Dat voegt meer toe dan het alleen hebben over hoe we aan die regelgeving moeten voldoen.
Deze onderwerpen hebben we in 2022 besproken:
- Treasury jaarplan 2022
- Managementletter EY 2021
- Resultaten Aedes benchmark 2021
- Verkooplijst 2022
- Evaluatie fusie 2019
- Organisatieontwikkeling
- Aanpak verkoop noordelijk perceel Bredaseweg 564-568
- Belanghoudersmanagement
- Accountantsverslag 2021
- Jaarverslag 2021
- Jaarrekening 2021
- Gebiedsontwikkeling Voorhof en overeenkomsten met zorgstichting 't Heem
- Projectbeheersing XL Koningswei
- Compliance checklist
- Toelichting initiatiefdocumenten vastgoedprojecten Koningsvoorde, flexwonen Laarveld Oost, Schubertstraat en Korvelse Hofjes en De Eikelaar
- Besluitvorming/goedkeuring voor vastgoedprojecten Schubertstraat, 2e fase Wandelbos, grondaankoop villa Philharmonie
- Volkshuisvestelijke biedingen aan de gemeenten Oisterwijk en Vught
- Kwartaalrapportages (resp. Q4-2021; Q1-2022; Q2-2022; Q3-2022)
- Verslagen Vastgoed- en Auditcommissie
- Zelfevaluatie RvC 2021
- Benoeming nieuwe accountant PwC
- Actualisering portefeuillestrategie (via stappen beleidsvragen, beleidsopties, belanghoudersbijeenkomst, goedkeuren portefeuillestrategie)
- Tussenbalans Ondernemingsplan 2020 - 2023
- Begroting 2023-2027 en Meerjaren Investering Raming
- Prestatieafspraken 2022 gemeenten Oisterwijk, Vught en Tilburg
- Waarneming bij belet en ontstentenis RvC
- Herbenoeming bestuurder
Onze werkgeversrol In 2022 zijn we begonnen met het proces voor de herbenoeming van de bestuurder, Paul Kouijzer. We hebben ervoor gekozen om dat uitgebreid te doen, door intensiever te spreken met een aantal mensen. De remuneratiecommissie heeft gesproken met de leden van het MT, de HBO, de OR en mensen in de organisatie over wat er goed gaat en wat beter kan in de rol van bestuurder. Na een goed gesprek binnen de RvC hebben we besloten Paul te herbenoemen per 1 maart 2023.
De remuneratiecommissie is ook een klankbord geweest in het proces rondom de organisatieontwikkeling. TBV Wonen is bezig met een ontwikkeltraject voor de cultuur van de hele organisatie.
Organisatieontwikkeling TBV Wonen is altijd al een degelijke organisatie geweest. Daar hebben we in deze roerige tijden veel profijt van. Het is ook een organisatie die van oudsher sterk gericht is op de stenen, de vastgoedkant. We zien dat de aandacht steeds meer verschuift van stenen naar mensen. Dat is ook nodig, want leefbaarheid speelt een steeds grotere rol in onze wijken. Ook de zorgbehoefte neemt toe door de sterke vergrijzing. TBV Wonen is daar nu wel volop mee bezig, maar dat vraagt wel een heel andere manier van denken en kijken. Interne cultuurverandering Intern is er ook een cultuurverandering gaande. Bij veel vraagstukken komen verschillende thema’s zoals leefbaarheid, veiligheid en betaalbaarheid aan de orde. Dat vraagt een andere manier van samenwerken. En dat vraagt ook wat van de medewerkers. Voor dat proces zijn wij als RvC een geëngageerd klankbord. Digitalisering De digitaliseringsslag maakt die processen efficiënter en veiliger. Aan de andere kant moeten we ervoor waken dat onze diensten bereikbaar blijven voor al onze huurders, ook als ze niet mee kunnen in die digitaliseringsslag. Nieuwe accountant In 2022 hebben we het proces voor de selectie van een nieuwe accountant doorlopen. De keus is gevallen op PWC. Zelfevaluatie Als RvC zijn we verplicht om onszelf ieder jaar te evalueren. Dit jaar hebben we het zelf gedaan. In een intensieve bijeenkomst, waarvan een deel met bestuurder en een deel zonder, zijn we kritisch geweest naar elkaar.
In de voorbereiding hebben we antwoord gegeven op drie vragen die betrekking hebben op de RvC zelf, de RvC in relatie tot het bestuur en ieder RvC-lid individueel: - wat willen we behouden, - waar willen we mee stoppen, - wat willen we toevoegen.
Conclusie We hebben geconcludeerd dat het RvC-team in de nieuwe samenstelling goed functioneert. We zijn goed op elkaar ingespeeld, de dynamiek tussen bestuur en RvC verloopt goed en die tussen RvC-leden onderling ook. We hebben elkaar feedback gegeven op kwaliteiten en op valkuilen. We voeren goede discussies met voldoende scherpte en voldoende diversiteit. Wel willen we meer aandacht besteden aan de actualiteiten op strategisch niveau.
Verbouwing eigen kantoor Als toetser hebben we de investeringsbeslissing voor de verbouwing en het nieuwe kantoorconcept voor het kantoor van TBV Wonen goedgekeurd. We hebben ook als klankbord gefungeerd voor de visie op het Nieuwe Werken. Mensen voor mensen We zijn oprecht geïnteresseerd in de mensen die de organisatie maken. Daarom hebben we als RvC regelmatig contact met de medewerkers van TBV Wonen. Daardoor krijgen we een goed gevoel bij wat er leeft in de organisatie. Mensen zijn open tegen ons en delen hun mening met ons. Dan is het fijn om te horen hoe trots ze zijn op de organisatie. Er blijft altijd wat te verbeteren, maar als commissarissen zijn we blij met deze mooie club. Toezichtkaders De RvC hanteert als toezichtkaders de Visie op Toezicht en Bestuur TBV Wonen, de Stichtingsstatuten, het Reglement Raad van Commissarissen, het Bestuursreglement, de Governancecode en de Integriteitscode. De besturing en de beheersing van de organisatie vormen het toezicht van de organisatie. Het besturingskader omvat onder andere het Ondernemingsplan, de begroting, de prestatieafspraken en het Convenant Wonen in de gemeente Tilburg en de prestatieafspraken met de gemeenten Tilburg, Vught en Oisterwijk. Het beheersingskader omvat de Financieringsstrategie van TBV Wonen, het Treasury-jaarplan, het risicomanagementsysteem en de liquiditeitsbegroting. Verantwoording honorering leden RvC en bestuurdersbeloning De bezoldiging van de Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur is vastgesteld op basis van de vereisten vanuit de WNT (de Wet Normering Topinkomens, WNT). Daarnaast is er de Regeling normering topinkomens toegelaten instellingen volkshuisvesting. Die heeft een klassenindeling op grond van het aantal verhuureenheden van de corporatie en de grootte van de gemeente waar het grootste deel van het woningbezit gelegen is. TBV Wonen is ingedeeld in klasse F.
De RvC heeft op 1 februari 2022 getoetst of de bezoldiging van de bestuurder en toezichthouders nog passend is op basis van deze wet. Het honorarium van de commissarissen valt binnen de geldende wettelijke kaders en VTW-normen.